¿Cómo tener una buena comunicación a distancia?

Construir relaciones consistentes a largo plazo, dentro del mundo profesional, es una actividad muy beneficiosa para el crecimiento, desarrollo y fortalecimiento de tu negocio.

Sin embargo, es posible que por la naturaleza propia de tu proyecto o, debido a factores externos fuera de tu control, te encuentres alguna vez ante la necesidad de establecer dinámicas de colaboración a distancia, ya sea con tu equipo de trabajo o con tus clientes.

Por ello, te he preparado un par de estrategias que confío, te ayudarán a romper los límites de la distancia geográfica y utilizar ésta a tu favor en lo referente a la comunicación.

5 Estrategias para la comunicación a distancia asertiva✔️

A lo largo de este artículo te explicaré las siguientes 5 estrategias para lograr una buena comunicación a distancia:

• Diversificar tus medios de comunicación.
• Organizar tus interacciones a distancia.
• Emplear una comunicación escrita asertiva.
• Interpretar los mensajes con eficacia.
• Ser positivo y empático al comunicar.

Sin más preámbulos ¡Empecemos!

Comunica a distancia por diferentes medios📱✉️

Cuando entablamos un diálogo a distancia, es muy sencillo que los mensajes lleguen a su destino de manera tardía, incompleta, sin una intención clara, con ritmo monótono o cuya comunicación se sienta fría y hasta robotizada; esto se debe a que carecemos de la información que captan nuestros cinco sentidos en una interacción cara a cara.

Para romper un poco esa dinámica, conviene aprovechar al máximo todas aquellas herramientas que te ayuden a construir una experiencia de comunicación cercana y creativa, que facilite el seguimiento de actividades o contactos, cuando haces trabajo remoto.

Según tu modelo de negocio, puedes utilizar de manera intercalada:

• Videollamadas.
• Chat (texto, archivos, audio, video, gifs, emojis y stickers).
• Correo electrónico.
• Llamadas telefónicas.
• Una red social creada exclusivamente para tu negocio.

Los límites en la elección del medio, los pone tu imaginación; pero también los objetivos del mensaje, la urgencia en entregarlo y recibir una respuesta, así como la cantidad de información que vas a compartir.

Organiza tu comunicación a distancia⌚🗓️

Para elegir los medios de comunicación apropiados y determinar en qué horarios se dará lugar a las interacciones, es importante conversar con tu interlocutor y negociar.

Escucha con atención cuáles son las opciones que más se le facilitan (en horarios y herramientas) y, a la vez, pon sobre la mesa las tuyas. 

La idea es ganar-ganar, ser justo con la otra parte y con uno mismo.

Establezcan límites y registren fechas con un horario consensuado, pero recuerda que el éxito de esto, requiere de compromiso para respetar los acuerdos y el tiempo tan valioso de cada parte, en especial, el que corresponde al espacio personal o de descanso.

A continuación te comparto más ideas para organizar de manera adecuada tus interacciones a distancia, derivadas del ejercicio de tu profesión:

Mantente abierto al cambio. Evalúa qué tan efectiva es tu estrategia de comunicación y, si algo no funciona, comunícalo a tu interlocutor para realizar los ajustes necesarios.

Si organizas tus interacciones, te será más sencillo dar seguimiento a cada uno de los procesos de tu negocio. Además, contribuyes a disminuir las tasas de ansiedad y estrés crónico en el mundo.

¿Has recibido un mensaje de WhatsApp fuera del horario laboral para solicitar atención importante, pero no urgente? A eso me refiero. Por mera salud mental, conviene aprender a respetar el tiempo de los demás y hacer respetar el tuyo.

Emplea una comunicación escrita asertiva✍️

Ahora te comparto 6 recomendaciones que confío te ayudarán a salir bien librado con respecto a tu comunicación escrita, frente al trabajo a distancia:

1. Cuida tu ortografía, esto facilita la comprensión del mensaje y refuerza tu imagen profesional de manera positiva. Al escribir correctamente envías el mensaje: “Trabajo con calidad y atención a los detalles”.
2. Cuida el uso de mayúsculas en la redacción, ya que está se puede interpretar como un grito cuando se usa en frases o palabras completas.
3. Redacta un título específico, breve y claro para la sección “Asunto”, de tu comunicación por correo electrónico.
4. Antes de reenviar un mensaje que no es de tu propiedad, comunica al emisor del mismo que estás interesado en compartirlo y los motivos de ello, a fin de obtener su aprobación.
5. Cuida tu lenguaje. Usa un vocabulario cordial y excluyente de palabras altisonantes.
6. Según el perfil de tu negocio, selecciona con cuidado stickers, emojis y demás animaciones a compartir por chat (recuerda que tu interacción es por motivos laborales).

Finalmente, sé transparente, respetuoso y prudente en todas tus conversaciones.

Interpreta los mensajes con eficacia 💬🤔

Si recibes un mensaje cuya intención o información no es clara a primera vista, mi recomendación es: ante la duda, lo mejor siempre será preguntar. 

Por ejemplo: puedes decir de manera directa, pero con cortesía, que no has comprendido el mensaje o bien, verificar que lo interpretaste correctamente. Te muestro dos ideas de cómo aplicar esto último:

1.- “Lo que usted me ha dicho es… (agrega aquí lo entendido) ¿Estoy en lo correcto?”

2.- “Corrígeme si me equivoco, me has dicho que… (agrega lo entendido)”.

Este tipo de expresiones invitan a la otra persona a confirmar el mensaje o, incluso, ayudarle a expresar mejor lo que nos intenta decir. 

Otro beneficio es que al usarlas, le hacemos saber al otro que le hemos prestado atención y lo importante que es para nosotros estar en comunicación con ella o él.

Recuerda: La distancia geográfica o incluso cultural, se puede resolver, pero la carencia de interés en el otro, puede sabotear cualquier intento por comunicar con aquel eficientemente.

Usar códigos de lenguaje en común, es la base de una comunicación efectiva entre dos o más partes. Recuerda que comunicar es el acto de “poner en común” los pensamientos.

Sé positivo al comunicar a distancia😊

Para evitar que tus colaboradores a distancia se sientan aislados del equipo o excluidos de las decisiones importantes, conviene mantener una comunicación constante, positiva, que de fe de tu compromiso con la otra parte y los objetivos que tienen en común.

Hazle saber a tu interlocutor que valoras su participación, que cuenta contigo en las buenas y malas, que puede confiar en ti, aún y cuando no te encuentres presente.

Por ejemplo: puedes compartir mensajes de agradecimiento por un trabajo bien realizado, en vez de un feedback limitado a señalar sólo correcciones.

O bien, cultivar tu vínculo de confianza, confirmando que has prestado atención a un mensaje recibido o compartir evidencia de los avances de tu trabajo, siempre que te sea posible.

Si necesitas dar malas noticias a distancia, trata de plantear éstas desde un ángulo positivo o esperanzador. Merece la pena ser sensible al sentir del otro.

Sé alimento de entusiasmo y energía, actúa con transparencia, comparte experiencias agradables sobre tu proceso de trabajo, en fin, todo lo que comuniques a distancia debe sumar valor.

Aprende a dar espacio, pero sin convertirlo en ausencia. Cuando respetamos el espacio del otro no solo mostramos respeto a su vida, sino una inteligencia emocional bien trabajada.

Al estar presentes de manera constante, pero no invasiva, logramos mostrar de mejor manera que el otro nos importa.

Confío en que estas recomendaciones te ayudarán a establecer una colaboración a distancia efectiva y, si quieres encontrar más ideas para mejorar tu comunicación profesional, no olvides echar un vistazo al post “Comunicación de la marca personal”.

Nos leemos la próxima. Hasta entonces.😉

📘Ficha para citar este artículo:
Elizabeth Montiel, "¿Cómo tener una comunicación a distancia efectiva?", en el blog https://elimontiel.com.mx/, consulta: (agregar fecha correspondiente).